Calcular diárias de viagens corporativas pode ser uma dor de cabeça para os setores financeiros das empresas. Isso porque muitas delas não possuem uma política de reembolso estruturada, o que dificulta ter clareza sobre o que deve ou não ser ressarcido aos funcionários, atrasando todo o fluxo de pagamento.
Não se assuste, pois essa não precisa ser uma tarefa difícil, principalmente quando há um processo de planejamento estabelecido dentro da sua organização. Portanto, é importante elencar quais pontos precisam ser contemplados na diária de viagem, fazendo um cálculo médio que englobe hospedagem, alimentação e deslocamento.
O valor da diária precisa estar dentro das possibilidades do orçamento da sua organização, evitando assim que você onere a empresa. Sabemos que viagens corporativas são necessárias, principalmente para criar laços com possíveis clientes e fidelizar os mais importantes para seu empreendimento. Entretanto, elas precisam estar ancoradas a um orçamento inteligente e otimizado, evitando possíveis problemas para a sua empresa a médio e longo prazo.
Confira nossas dicas sobre como calcular diárias de viagens corporativas de forma fácil e segura.
Planeje tudo com o máximo de detalhes
Desde comprar uma panela nova, até implementar um produto no mercado: absolutamente tudo em nossas vidas precisa de planejamento.
Seja para tratar questões de maior ou menor complexidade, um bom planejamento é a solução para, basicamente, todos os problemas. Mudanças, implementações, inovações, investimentos… tudo precisa estar atrelado a um planejamento consistente e bem estruturado.
Sendo assim, o cálculo das diárias precisa ser efetuado levando em consideração os detalhes da viagem e o perfil do viajante. Todos esses pontos podem ser planejados com antecedência, pesquisando informações importantes sobre locais para hospedagem, restaurantes e valores de transporte por meio de aplicativos de mobilidade, por exemplo.
Você deve começar o seu planejamento listando todas as despesas da viagem.
Pense não só nos valores de hospedagem, alimentação e transporte, como também em gastos com limpeza (lavanderia), seguro viagem e eventos que o colaborador terá que participar durante sua estadia em outra cidade.
É importante levar em consideração o perfil do colaborador que irá encabeçar esse processo. Se o funcionário for um representante comercial, há a possibilidade de algumas reuniões serem efetuadas em restaurantes. Em casos como esse, é quase uma tradição que a conta final seja paga pela empresa que propõe a atividade.
Esse é um gasto variável que pode ultrapassar um orçamento padrão, utilizado por um funcionário que não atua na área comercial. Portanto, é relevante ter em mente os diversos tipos de perfis na hora de calcular as diárias de viagem.
Com a lista de despesas em mãos, passe para a pesquisa de preço. Em alguns casos, determinadas despesas podem ser pagas pela própria empresa antes mesmo do colaborador embarcar em sua viagem. Isso pode ser uma vantagem para encontrar o melhor custo-benefício.
Calcule os gastos das viagens corporativas
Munido da lista de despesas é hora de calcular o valor da diária. Some todos os valores e divida pelo número de dias que o colaborador estará fora do escritório. Dessa forma, você saberá qual será o custo da diária.
Você pode calcular também um valor emergencial que venha a ser utilizado caso as despesas ultrapassem o orçamento inicialmente previsto. Ou disponibilizar um cartão corporativo a ser utilizado pelos colaboradores durante as diárias de viagens corporativas.
Por mais que você planeje uma viagem, problemas e incidentes podem acontecer, fazendo com que seu custo seja maior do que o esperado. Portanto, sempre tenha em mente um valor emergencial que possa ser reembolsado para o colaborador caso algo fuja dos planos durante a viagem.
Faça um balanço das viagens e aprimore sua política de reembolso
Caso você não faça a reserva emergencial, pode ser que o colaborador tenha que gastar do próprio bolso em alguns momentos da viagem. Nesses casos, é importante que o colaborador tenha a comprovação desses gastos, para que eles possam ser validados futuramente no balanço orçamentário da sua empresa.
Em situações em que há necessidade de devolver o valor gasto pelo colaborador, é importante que sua empresa possua uma política de reembolso clara, transparente e objetiva. Isso facilita muito a gestão das despesas.
Outro ponto interessante é fazer um balanço das viagens e analisar os gastos de cada uma delas. Essa análise pode aprimorar o seu orçamento para viagens futuras, minimizando gastos excedentes ou cálculos que não refletem a realidade.
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