Fraudes no reembolso de despesas acontecem todos os dias e podem gerar gastos desnecessários para empresas. Segundo uma pesquisa realizada por consultorias, essas fraudes não estão relacionadas a grandes esquemas de corrupção, mas sim pequenos desvios de conduta de funcionários.

Um estudo realizado nos Estados Unidos, apontou que 6% dos trabalhadores nem sempre são honestos ao pedir reembolso de gastos. Parece pouco, mas isso gera uma perda de quase US$ 2.500 por ano para cada fraudador. Ademais, há casos extremos em que fraudadores chegam a receber US$ 25 mil em um ano com gastos mentirosos.

Outro dado interessante da pesquisa é que pessoas com cargos mais altos cometem mais fraudes: 13,9% são feitas por vice-presidentes seniores. Com mais responsabilidade e acesso ao cartão corporativo, esses colaboradores também têm mais chances de cometer fraudes.

Pensando nisso, listamos abaixo alguns fatos sobre as fraudes no reembolso de despesas corporativas e como gestores podem agir para evitar esses problemas em suas empresas.

1. As fraudes no reembolso podem acontecer de várias formas

Não existe apenas uma forma de fraudar o reembolso de despesas. Abaixo, explicamos algumas das mais comuns, de acordo com o Rydoo:

  • Despesas fictícias: neste caso, o colaborador inventa uma despesa que nunca ocorreu, muitas vezes apresentando recibos falsos de compras.
  • Múltiplos reembolsos: um funcionário pode tentar enviar o mesmo recibo mais de uma vez por diferentes plataformas, esperando que a duplicação não seja notada.
  • Despesas pessoais: quando o colaborador tenta fazer uma despesa parecer comercial, mas na verdade gastou com algo pessoal.
  • Despesas excessivas: a mais fácil de ser confundida com erro humano, mas pode ser uma fraude. Exemplos são: gorjetas que nunca foram pagas mas aparecem no recibo, recibos de táxi preenchidos com erros propositais, etc.

2. Despesas com combustível estão entre as mais fraudulentas

Quilometragem adicional e reembolso “extra” de gasolina são algumas das formas mais comuns com que colaboradores cometem fraudes. De acordo com um estudo americano com mil participantes, 40% dos entrevistados disseram exagerar os gastos com combustível. Isso é algo fácil de fazer porque a gasolina pode ser facilmente paga em dinheiro.

3. Uma política de reembolso bem definida facilita o processo

Ter políticas bem delineadas ajuda a evitar fraudes no reembolso, evitando conflitos, melhorando a comunicação entre organização e colaboradores. Além disso, uma definição clara do que consta como reembolsável facilita o controle periódico dos gastos da empresa e fecha possíveis brechas para fraudes. Por fim, com um texto para se amparar, o gestor pode confrontar colaboradores fraudulentos com mais autoridade e diferenciar erros de mentiras com mais facilidade.

4. Usar o Reemby para reembolso pode ajudar a evitar fraudes

Através do Reemby, é possível registrar comprovantes para reembolso de despesas, gerar relatórios de pagamento facilmente e acompanhar o pagamento em tempo real. 

Colaboradores podem fazer upload de notas fiscais de aplicativos de transporte, hoteis e despesas com comida no momento em que as recebem. Assim, já podem enviar o relatório ao gestor, ao invés de esperar até encontrá-lo pessoalmente. Se o celular estiver sem conexão, o aplicativo guarda a imagem e a envia quando o aparelho estiver online. 

Ademais, a plataforma já tem espaço para todos adicionarem as informações necessárias do reembolso, do valor gasto à data e local. Assim, não é preciso criar novas linhas e colunas ou gastar tempo pensando que dados ainda estão faltando. Com um design acessível, o app tem espaço para preencher as informações necessárias sem erro.

Logo que receber o pedido, o gestor já pode revisar e aprovar o pedido. Além disso, utilizando o Reemby BI, o administrador pode gerar relatórios e estatísticas de uso. Valores, categorias, times e datas são alguns dos indicadores disponíveis. Se alguma informação parecer estranha, o gestor pode conferir na foto do comprovante e pedir mais detalhes.

O objetivo é levar mais praticidade e automação para setores administrativos de empresas. Sem comprovantes de papel que podem se perder ou relatórios manuais para o cadastramento de comprovantes e recibos, facilitamos o processo. Para descobrir mais, agende uma reunião com nossos especialistas.

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