Utilizar cartão corporativo não é sinônimo de luxo e falta de limites. Esse é um recurso que facilita muito o dia a dia das empresas, mas que precisa de termos bem claros e de conhecimento de todos no empreendimento para evitar sérios problemas. Neste artigo, vamos te ensinar a criar regras de uso do cartão corporativo em 6 passos.

Usar indevidamente o cartão corporativo é uma das fraudes mais comuns no ramo empresarial.

De acordo dados reunidos pela Equals, fraudes com cartões de crédito podem custar US$ 28 bilhões anuais para organizações. Outra informação preocupante: O Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (Ibracon) apontou que empresas chegam a perder 5% de seu faturamento devido às fraudes.

Além de prejudicar as finanças do empreendimento, a utilização imprópria dos cartões corporativos pode responsabilizar criminal e judicialmente tanto os responsáveis pelo uso indevido, como eventualmente a própria empresa.

Isso sem falar na crise de imagem e reputação que um escândalo desses pode gerar, causando danos permanentes à empresa, inclusive a ponto de levá-la à falência.

No entanto, todos esses danos podem ser evitados ou, pelo menos, minimizados se a empresa se precaver e criar regras de uso do cartão corporativo.

Antes de explicarmos os 6 passos para que seu empreendimento crie regras de uso do cartão corporativo, vamos apresentar a você os casos em que é melhor utilizar um cartão de crédito pré-pago ou pós-pago.

Pré-pago x pós-pago

O cartão de crédito corporativo pré-pago tem como principal vantagem a definição prévia de limites que cada funcionário ou setor poderá gastar todos os meses. Esse controle evita surpresas na fatura que poderiam prejudicar a saúde financeira do empreendimento.

Outro benefício da modalidade pré-paga é não precisar ter o limite de crédito aprovado como acontece com o cartão corporativo tradicional (pós-pago). Os cartões pré-pagos em geral possuem as mesmas vantagens dos pós-pagos, então se você tem pressa em obtê-los, essa pode ser a melhor opção.

Por sua vez o cartão corporativo pós-pago tem como principal benefício a flexibilidade. Isso porque o limite será estabelecido pelo fornecedor do cartão, o que permite agilidade no caso de pagar despesas extraordinárias ou emergenciais, quando ocorrerem.

Embora as fraudes mais prejudiciais geralmente sejam ligadas a cartões corporativos pós-pagos, esses problemas também podem ocorrer com o uso indevido de cartões pré-pagos. Portanto, criar regras de uso do cartão corporativo é fundamental em todos os casos.

6 passos para criar regras de uso do cartão corporativo

1) Crie uma política de reembolso

Ter uma política de reembolso corporativo clara e de conhecimento de todos na sua empresa facilita muito a criação das regras de uso do cartão corporativo. Isso porque o que está determinado na política de reembolso serve como base para o documento referente ao cartão de crédito da empresa.

Além disso, a política de reembolso corporativo possui outras 4 importantes vantagens:

  • Evita conflitos com funcionários na hora de apresentar comprovantes;
  • Melhora a comunicação entre organização e colaboradores;
  • Facilita o controle dos gastos da empresa;
  • Auxilia a organização de despesas dos funcionários antes das viagens, que podem prever despesas e se programar para não passar por situações inesperadas.

2) Defina quais despesas podem ser pagas com cartão corporativo

Os gastos recorrentes e eventuais variam muito de empresa para empresa. Portanto, é fundamental que você conheça bem suas despesas fixas e variáveis, além dos processos rotineiros de cada setor, para saber o que tem ligação direta ou indireta com o core business.

Algumas despesas que você pode considerar como aptas a serem custeadas pelo cartão corporativo:

  • Alimentação e bebidas não-alcoólicas;
  • Compra de insumos e materiais de escritório;
  • Despesas de viagens corporativas e reuniões com clientes (hospedagem, passagens, translado, alimentação);

[GUIA GRATUITO] Quais indicadores para viagens corporativas sua empresa deve observar

3) Estabeleça limites e quem pode utilizá-lo

Definir que todas as pessoas da empresa terão um cartão corporativo próprio com limites individuais? Ou delimitar um cartão para cada setor com limites baseados em KPIs de cada área da empresa?

Não existe certo ou errado. Cada empresa determina seus limites de acordo com o que for funcional para sua realidade.

Uma coisa é importante considerar: se a utilização não será frequente por parte de todo o quadro da empresa, é melhor que as regras de uso do cartão corporativo sejam estipuladas por setor.

Na hipótese de distribuir um cartão por setor, considere adotar um termo de comprometimento para que cada usuário assine ao receber o cartão, comprometendo-se a utilizá-lo de acordo com as regras e a devolvê-lo em até X dias após o uso.

E lembre-se: Emergências acontecem. Não se pode evitá-las, mas é possível minimizar danos ao determinar nas regras de uso quais procedimentos devem ser realizados para comprovar o uso emergencial.

4) Determine procedimentos para saque

Sacar dinheiro acaba com a transparência dos gastos corporativos. Por isso, é essencial determinar nas regras de uso do cartão corporativo que a comprovação deverá ocorrer o mais rápido possível após o saque, por meio do lançamento da despesa junto com nota fiscal ou recibo para ser aprovado pelo setor financeiro.

5) Defina penalidades

As regras de uso do cartão corporativo minimizam os riscos de que tal recurso seja utilizado indevidamente. No entanto, não é possível garantir que não irão ocorrer.

Por esse motivo é essencial que os termos estabeleçam possíveis penalidades para quem desrespeitar o regulamento.

  • O usuário deverá ressarcir a empresa?
  • O uso comprovadamente indiscriminado é passível de punição, mesmo que sempre seja para compras de acordo com as regras?
  • Quais casos são passíveis de demissão por justa causa?

Essas são algumas perguntas que devem nortear a definição de penalidades. Lembre-se que poderão ocorrer infrações leves, médias ou graves, e que as sanções devem estar de acordo com essas classificações.

6) Facilite a prestação de contas e a fiscalização

Seguir os 5 passos anteriores facilita a criação de regras de uso do cartão corporativo. No entanto, o trabalho não acaba após criá-las. É preciso facilitar a prestação de contas e a fiscalização.

Todos os usuários dos cartões devem ter fácil acesso ao documento com os termos sempre que precisarem consultá-lo.

A rotina de gastos poderá envolver prestação de contas dos usuários, bem como entrega de relatórios. O aplicativo do Reemby permite que você faça tudo isso direto do seu celular com facilidade. Além disso, os relatórios fornecidos pelo Reemby são intuitivos e permitem que você aprimore constantemente a definição de regras e a tomada de decisão.

Isso tudo garante mais economia para sua empresa crescer de modo sustentável. Conheça o app do Reemby agora mesmo!

Continue aprendendo no Blog do Reemby:

4 fatos sobre fraudes no reembolso de despesas

Conheça as vantagens de classificar despesas de reembolso corporativo

Descomplique sua gestão de reembolso de despesas em 4 passos