Gestão financeira: um dos conceitos mais importantes para o sucesso de uma empresa. Inclusive, já falamos aqui sobre como maximizar resultados e potencializar ganhos é fundamental para que um negócio não entre nas estatísticas negativas. E um dos principais passos para esse sucesso é uma gestão de reembolso de despesas.

Um reembolso qualificado é essencial para todas as corporações que lidam com viagens, transportes, alimentação, compras, entre outros investimentos pagos pela empresa ou por terceiros que exigem a apresentação de comprovantes e recibos.

Transparência é chave nesse processo. Ter políticas de reembolso bem delineadas é importante para evitar conflitos, melhorando a comunicação entre organização e colaboradores. Além disso, uma definição clara do que consta como reembolsável facilita o controle periódico dos gastos da empresa. Os funcionários também ganham, pois podem prever despesas antes da viagem e se programar para não passar por situações inesperadas. 

Algumas das despesas que organizações podem cobrir incluem:

A seguir, vamos delinear como o reembolso é feito e, ainda, de que forma o Reemby pode agilizar e facilitar esse processo.

 

Passo a passo do reembolso de despesas

O reembolso é necessário quando um funcionário ou colaborador da empresa tem um gasto relativo à trabalho que exige a apresentação de comprovantes e recibos. Como mencionado acima, o primeiro passo é ter uma política eficaz de reembolso, que informe ambas partes sobre as regras da empresa em relação a gastos.

Sabendo as regras, o colaborador pode ir adiante. Ao pagar pelo investimento, é importante que todos os detalhes sejam guardados para evitar confusões. De todos os documentos, a nota fiscal é a mais importante porque ela deverá ser apresentada ao gestor no final da viagem ou do mês, dependendo das regras da empresa. É importante prestar atenção nas normas, pois algumas organizações têm um prazo para o pedido de reembolso.

Quando os documentos chegam ao gestor, também pode existir um limite para que o valor gasto seja ressarcido. A data e forma de pagamento devem ser especificados. Neste passo, o administrador precisa ter um sistema metódico que dê conta de todos os reembolsos, com o destinatário, valor e data final de pagamento.

O ideal é apostar em um sistema automatizado de gestão de reembolso de despesas, pois a tecnologia não só ajuda a agilizar o processo, como também diminuir a chance de erros.

 

Como o Reemby pode ajudar

A nossa plataforma permite uma comunicação totalmente virtual entre gestores e colaboradores. Do primeiro ao último passo, tudo pode ser feito pelo aplicativo. Através do Reemby, é possível registrar comprovantes para reembolso de despesas, gerar relatórios de pagamento facilmente e acompanhar o pagamento em tempo real.

O objetivo é levar mais praticidade e automação para setores administrativos de empresas. Sem comprovantes de papel que podem se perder ou relatórios totalmente manuais para o cadastramento de comprovantes e recibos, o processo é facilitado.

Usando o aplicativo, colaboradores podem fotografar as notas fiscais logo após recebê-las e já enviá-las ao gestor, ao invés de esperar até encontrá-lo pessoalmente. Se o celular estiver sem conexão, o aplicativo guarda a imagem e a envia quando o aparelho estiver online. Ele ainda permite agrupar as despesas (por exemplo, de uma viagem) e encaminhar para aprovação. Com um design acessível, a plataforma tem espaço para preencher todas as informações necessárias sem erro.

Logo que receber o pedido, o gestor já pode revisar e aprovar o pedido. Além disso, utilizando o Reemby BI, o administrador pode gerar relatórios e estatísticas de uso. Valores, categorias, times e datas são alguns dos indicadores disponíveis.

Para descobrir mais, agende uma reunião com nossos especialistas.

 

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