Menos transporte, mais alimentação. Laptops, fones de ouvido, softwares. Contas de internet e eletricidade mais baixas no escritório – mas mais altas em casa. A migração para home office por causa da pandemia de coronavírus mudou completamente a forma como as empresas e funcionários gastam dinheiro. E, claro, o reembolso de despesas precisa acompanhar essa transformação.
A Dell Technologies Brasil adotou o trabalho remoto há mais de três meses, no dia 16 de março. A empresa já possuía políticas em relação ao teletrabalho e ferramentas tecnológicas, a diretora de Recursos Humanos Fernanda Kessler explicou ao jornal Zero Hora. Porém, adaptar três mil funcionários ao trabalho remoto exigiu algumas mudanças.
Os profissionais receberam notebooks, monitores, headsets, teclados e mouses para montar seu escritório em casa. Além disso, passaram a receber reembolso de alimentação e internet.
A atitude não é exclusiva da Dell, como detalha uma matéria do jornal Valor Econômico com dados sobre a mudança do uso do pacote de benefícios durante a quarentena. Um estudo da fintech Vee com 8 mil profissionais de 110 companhias mostrou que muitas empresas incluiram um auxílio home office para cobrir custos com internet dos funcionários.
Além disso, a pesquisa apontou um crescimento no uso do vale alimentação, tanto para supermercados quanto compras por delivery. A tele-entrega, por exemplo, era usada em torno de duas vezes por mês; agora, são dois pedidos por semana, o CEO da Vee Raphel Machioni explicou ao jornal.
No geral, o estudo mostrou que o valor gasto durante o teletrabalho cresceu 189% comparado ao regime de trabalho em escritório, com empresas gastando em torno de R$ 83 por funcionário para custear equipamentos e serviços no home office.
Reembolso de despesas no home office: o que diz a lei
O trabalho remoto já era previsto na CLT pré-pandemia e determinava que despesas de aquisição ou manutenção de equipamentos tecnológicos e infraestrutura deveria ser formalizada no contrato de trabalho. Além do mais, gastos extra também eram de responsabilidade do empregador.
No entanto, a medida provisória 927 de 22 de março de 2020 estabeleceu regras de home office para aqueles trabalhadores que não possuíam uma cláusula referente ao trabalho remoto em seus contratos durante o estado de calamidade público decretado pelo avanço da pandemia.
A MP deu trinta dias a partir da data da mudança do regime de trabalho para empregadores e empregados firmar um contrato escrito com informações relativas à aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação dos serviços.
O texto ainda diz que, caso o empregado não possua os materiais necessários para o trabalho,
- “o empregador poderá fornecer os equipamentos em regime de comodato e pagar por serviços de infraestrutura, que não caracterizarão verba de natureza salarial; ou
- “na impossibilidade do oferecimento do regime de comodato de que trata o inciso I, o período da jornada normal de trabalho será computado como tempo de trabalho à disposição do empregador.”
O papel da tecnologia no reembolso
Considerando a importância de cobrir despesas extraordinárias dos funcionários em home office, a gestão de reembolsos se torna ainda mais importante nesse momento de isolamento. Enquanto algumas empresas escolhem repassar um valor fixo aos seus colaboradores, outras precisam de um sistema mais personalizado de acordo.
Por isso, é importante estar atento às ferramentas digitais que podem ajudar gestores durante o trabalho remoto. Uma delas, claro, é a nossa plataforma. No Reemby, você pode registrar comprovantes para para reembolso, gerar relatórios de pagamento e acompanhar o pagamento em tempo real. Isso tudo de acordo com as diferentes necessidades dos funcionários.
Além do mais, o app elimina as notas e comprovantes em papel, de acordo com a nova lei de digitalização de documentos. Uma forma simples de controlar os novos gastos que surgiram com as mudanças causadas pelo coronavírus.
