5 problemas que sua empresa evita ao criar uma Política de Reembolso

A Política de Reembolso é o regulamento interno das empresas que contém todas as regras relacionadas a quais despesas devem ser reembolsadas ou não.

É comum que empreendimentos se organizem de modo que os funcionários devem arcar com gastos corporativos para, mediante comprovação posterior, serem reembolsados integralmente. No entanto, se não houver uma Política de Reembolso, é provável que empregados e empregadores se frustrem, podendo até a levar a problemas judiciais que onerem ambas as partes.

Afinal, há casos que são previstos em lei e que, portanto, devem sempre ser reembolsados. Mas é preciso também colocar limites nos gastos, a fim de que sua empresa mantenha a saúde financeira em dia.

A Política de Reembolso também é importante para regulamentar a relação entre eventuais prestadores de serviços terceirizados e a contratante.

Estas são algumas perguntas essenciais que esse regulamento interno deve responder:

Quais despesas corporativas são reembolsáveis aos funcionários?
Como e quando os funcionários devem apresentar os comprovantes de reembolso?
Como a empresa calcula o valor que será reembolsado?
Qual é o processo do reembolso?
Que regras a organização e o colaborador devem respeitar para garantir que o processo não tenha problemas?

A Política de Reembolso deve ser de fácil entendimento e lida por todos no empreendimento, bem como por eventuais profissionais terceirizados. Também precisa prever o máximo de cenários possíveis, determinando se os gastos devem ou não ser reembolsados. Caso surja alguma situação que o regulamento não preveja, é necessário que haja pelo menos um critério que sirva como base para a tomada de decisão.

Agora que você já sabe o que é e qual a importância da Política de Reembolso, veja 5 problemas que sua empresa evita ao criá-la.

1) Evita conflitos e perda de tempo

O tempo que você investe criando a Política de Reembolso e solicitando que todos a leiam sempre que houver dúvidas é muito menor do que o gasto com brigas, resolução de conflitos. Isso sem falar se as disputas saem do ambiente corporativo e vão parar na Justiça.

Ou seja: além de economizar tempo e dinheiro, a Política de Reembolso também é uma ótima forma de manter um ambiente saudável e produtivo.

Evitar conflitos e otimizar o tempo são dois pilares essenciais nesse tema. Você perceberá que ambas vantagens estão relacionadas também com os problemas evitáveis que listamos a seguir.

2) Acaba com a subjetividade em relação a alimentos

O direito à alimentação é inegociável. Agora, apenas isso é muito amplo.

Funcionários devem gastar o equivalente ao VR praticado pela empresa?
Qual é o valor máximo no caso de um almoço de negócios? O funcionário deverá pagar também pelo consumo do potencial cliente?

Aqui a Política de Reembolso protege também os funcionários. Afinal, não se pode onerar seus colaboradores com uma conta alta em virtude de um jantar de negócios e ainda fazê-los esperar pelo ressarcimento…

3) Impede reembolsos exorbitantes

E que aliada, hein?

Com a Política de Reembolso você evita problemas que reembolsos desproporcionais e desnecessários podem causar à saúde financeira da sua empresa. Mais do que isso: todos os fluxos são definidos por ela, o que mantém os processos e a contabilidade também em dia, evitando multas fiscais.

4) Acaba com a desorganização

Lidar com documentos físicos ficou no passado. Assim como diversos processos da rotina empresarial, a gestão de reembolsos também precisa ser digital.

Contar com a Política de Reembolso e gerenciar tudo por meios digitais garante agilidade e segurança à saúde financeira da sua empresa.

5) Protege sua empresa contra fraudes

Ser vítima de fraude internamente é um cenário caótico para qualquer empresa. Afinal, numa situação dessas o negócio precisará se recuperar financeiramente, ao mesmo tempo em que tenta responsabilizar quem cometeu a infração.

Não se engane: fraudes no reembolso de despesas são comuns e podem acontecer de várias formas. Leia este artigo para saber como se proteger ainda mais.

Portanto, ao criar sua própria Política de Reembolso, sua empresa evita um dos principais erros de gestão e ainda se protege contra fraudes.