Todo o empresário busca o crescimento de sua empresa. Entretanto, rendimentos maiores muitas vezes ocasionam em aumento de custos operacionais. Afinal, a estrutura está crescendo, necessitando assim de mais investimento.
Seja num cenário promissor como o mencionado, ou em momentos de dificuldades financeiras, é comum e necessário eventualmente revisar os rumos do negócio, sem prejudicar o desempenho da organização. Nesse contexto, duas são as perguntas mais frequentes:
- Como reduzir custos da empresa sem afetar os resultados?
- Onde reduzir custos na empresa sem prejudicar a produtividade?
Diminuir custos e despesas pode parecer uma tarefa simples e tentadora, mas se torna uma dor de cabeça se não realizado com sabedoria. Analisar todas as variáveis da empresa e criar um planejamento para reduzir custos de forma sustentável são sempre passos fundamentais em situações desse tipo.
Mais do que executar apenas soluções pontuais, é necessário estimular uma cultura organizacional que abrace essas mudanças, garantindo que as reduções sejam aplicadas diariamente dentro da rotina empresarial. Estimular a redução de gastos com papel, por exemplo, é algo fácil de aplicar e que traz retorno significativo já no curto prazo.
Confira abaixo 6 dicas de como reduzir custos de forma sustentável na sua empresa.
1) Reduzir custos e despesas exige planejamento
O planejamento ainda não é uma prática recorrente em diversas empresas. Muitas vezes as decisões são tomadas sem uma análise prévia da realidade da empresa ou sem tempo hábil para efetivamente conhecer as características e os prazos necessários para executar o que está sendo estudado.
Esse tipo de atitude acaba trazendo consequências negativas em um futuro próximo. Isso quase sempre resulta em retrabalho para todos os envolvidos no processo, o que – acredite – acarreta em aumento nos custos e perda de tempo.
Sendo assim, é importante planejar prazos, metas e objetivos a serem alcançados com as reduções de custos. Criar um plano de ação com aplicações graduais das políticas de redução pode ser um caminho para uma transição suave e receptiva por parte do seu público interno.
2) Redução de gastos com papéis
O uso recorrente de papel nas organizações possui mais do que um custo monetário, pois ele afeta também o meio ambiente. Nos últimos 5 anos há um movimento para que as empresas se tornem cada vez mais digitais e essas mudanças envolvem também órgãos públicos. Ferramentas de assinatura digital de documentos e armazenamento em nuvem se tornam cada vez mais presentes, reduzindo assim gastos desnecessários.
Digitalizar documentos e autenticar assinaturas digitalmente são formas de reduzir o gasto com papéis e, também, evitar que documentos se percam. Além disso, a digitalização auxilia na redução de espaços alugados para guardar esse tipo de documentação. Tudo isso facilita o trabalho de toda a cadeia de profissionais, poupando o dinheiro da sua organização.
3) Redução de gastos com plásticos
Outra ação que pode ajudar a sua empresa a poupar e ainda ajuda o meio ambiente é reduzir gastos com acessórios plásticos. Aquele copinho plástico utilizado para o café pode ser substituído por xícaras, por exemplo.
Essa é uma ação de comunicação interna bem bacana e que pode ter impactos positivos já no curto. Entregar xícaras personalizadas para os funcionários é uma forma de engajá-los com a empresa e evitar o gasto recorrente com plástico. O mesmo pode ser feito com garrafinhas personalizadas para que os funcionários consumam água ao longo do dia, sem necessidade de servir em copinhos descartáveis.
Essas ações trazem 3 ganhos importantes:
- Auxiliam a reduzir gastos orçamentários;
- Reduzem a produção de lixo plástico;
- E ainda contribuem para um bom clima organizacional.
4) O regime tributário pode gerar economia à empresa
Ao abrir a empresa é necessário escolher um regime tributário. Existem várias opções, e cada uma delas possui seus prós e contras.
Nos estágios iniciais do negócio esse assunto pode parecer irrelevante. Mas, ao passo que a organização começa a se estabelecer e iniciar o projeto de expansão, é necessário reavaliar o regime tributário em que ela está inserida. Isso porque existem taxas de tributos mais vantajosas para empresas de determinado porte, possibilitando reduzir custos com impostos legalmente.
Ter a sua empresa cadastrada em um regime tributário que não represente, de fato, a realidade financeira da organização pode acarretar em processos contábeis custosos em um futuro próximo. Portanto, manter uma ferramenta de contabilidade que auxilie nessas questões é extremamente positivo para a saúde financeira da sua organização.
5) Negocie com fornecedores
Muitas vezes nós iniciamos nossa jornada empreendedora com fornecedores que se tornam nossos parceiros de longa data. Entretanto, a palavra parceria denota que a situação precisa ser boa para ambos os lados, certo?
Sejam os fornecedores parceiros ou não, sempre é importante contar com um canal aberto para negociar de modo transparente. Caso não haja essa abertura, ou falte transparência na relação comercial, então procurar outros fornecedores pode ser o melhor caminho.
Ter uma cartela maior de fornecedores garante margem para que você negocie preços. Essa é uma forma como sua empresa pode reduzir custos de modo simples e efetivo. Considere essa alternativa especialmente num momento em que é preciso se manter dentro do teto de gastos orçamentários.
6) Digitalize a gestão de despesas corporativas
Digitalizar sua gestão de despesas corporativas rende a sua empresa uma série de benefícios:
- Poupa gastos com papel
- Dá mais segurança e confiabilidade à documentação que comprova reembolsos corporativos
- Otimiza processos
- Aumenta a produtividade das equipes
- Permite que suas equipes dediquem mais tempo ao que é realmente essencial para o empreendimento prosperar
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