Gerenciamento de despesas no excel: problemas e perigos

Muitos anos atrás, o Excel se tornou um ótimo substituto para tabelas físicas. Com possibilidade de fazer cálculos automaticamente, gerar informações e reproduzir dados repetidos, o programa realmente trouxe muitas facilidades para quem está no setor financeiro. Porém, como dissemos, isso foi há muitos anos. Agora é hora de deixar o gerenciamento de despesas no Excel (e em tabelas físicas, claro) de lado e apostar em soluções mais modernas. Neste texto, iremos explicar por que.

Segundo o Institute of Finance Management, 80% das empresas não sabe o real custo operacional do processo de gestão de despesas. As que sabem, entendem que esse trabalho é caro: processos manuais custam US$ 26,63 por relatório (em torno de R$ 142). Ainda assim, 63% das pequenas e médias empresas e 38% das grandes corporações ainda gerenciam gastos e despesas dessa forma.

Porém, ainda segundo o estudo do IFM, um sistema de gerenciamento de despesas automatizado custa apenas US$ 6,85 (mais ou menos R$ 36) por relatório. Uma boa diferença, certo?

Se isso ainda não convenceu você da necessidade de automatizar os processos o quanto antes, temos mais informações. Listamos abaixo três motivos para deixar de lado o gerenciamento de despesas no Excel e adotar um sistema automatizado, como o Reemby.

1. Diminuir a possibilidade de erros

Mesmo com um certo nível de automatização, tabelas de Excel ainda são gerenciadas por pessoas e sabe o que todos humanos fazem? Isso mesmo, nós erramos. Na hora de colocar informações, fazer cálculos, revisar dados.

Inclusive, uma pesquisa da Universidade do Havaí apontou que cerca de 88% das planilhas têm erros. Mesmo com um revisor cuidadoso, apenas 50% desses erros serão identificados e corrigidos.

Ademais, um erro no Excel pode se transformar em vários, já que uma cédula afetada pode mudar todas as outras inseridas, dependendo das configurações, tornando qualquer revisão ainda mais difícil.

2. Evitar gastos desnecessários de tempo e dinheiro

Já falamos acima sobre os gastos médios com planilhas físicas e de Excel, que são muito mais altos do que com sistemas automatizados. Um dos motivos por que isso acontece é porque os funcionários passam muito mais tempo em cima dessas tabelas, adicionando, analisando e corrigindo informações.

Alguns estudos apontam que cientistas de dados desperdiçam muitas horas de trabalho apenas com a coleta de informações. Isso pode significar entre 50% a 80% do expediente desses profissionais, o que diminui significativamente o tempo de análise e, mais ainda, as horas que eles vão gastar pensando em melhores estratégias.

3. Facilitar a colaboração e integração

A grande maioria das empresas não trabalha com uma só planilha. Existem relatórios para diferentes colaboradores, despesas e áreas da empresa. Apesar dessa separação importante de informações, os dados também precisam conversar entre si. Afinal, a gestão da empresa precisa levar em consideração o todo.

O gerenciamento de despesas no Excel torna esse processo quase impossível. Fórmulas da ferramenta podem alterar dados e influenciar resultados na hora da migração, criando mais erros. Além do mais, as planilhas de tornam pesadas, complicando ainda mais o trabalho.

Outro problema, relacionado à integração, é a colaboração. Ela é essencial para que diferentes departamentos de uma empresa conversem. Com tabelas de Excel, essa colaboração fica prejudicada, pois não existe uma forma eficaz de fazer auditoria e gerenciamento de fluxo de trabalho. Além de dificultar o entendimento de erros, a falta de rastreamentos de dados sobrescritos ou omitidos pode levar a fraudes.

Como o Reemby pode ajudar

A nossa plataforma permite uma comunicação totalmente virtual entre gestores e colaboradores. Do primeiro ao último passo, tudo pode ser feito pelo aplicativo. Através do Reemby, é possível registrar comprovantes para reembolso de despesas, gerar relatórios de pagamento facilmente e acompanhar o pagamento em tempo real.

Além do mais, a plataforma já tem espaço para todos adicionarem as informações necessárias do reembolso, do valor gasto à data e local. Assim, não é preciso criar novas linhas e colunas ou gastar tempo pensando que dados ainda estão faltando. Com um design acessível, o app tem espaço para preencher todas as informações necessárias sem erro.

Usando o aplicativo, colaboradores podem fotografar as notas fiscais logo após recebê-las e já enviá-las ao gestor, ao invés de esperar até encontrá-lo pessoalmente. Se o celular estiver sem conexão, o aplicativo guarda a imagem e a envia quando o aparelho estiver online. Ele ainda permite agrupar as despesas (por exemplo, de uma viagem) e encaminhar para aprovação.

Logo que receber o pedido, o gestor já pode revisar e aprovar o pedido. Além disso, utilizando o Reemby BI, o administrador pode gerar relatórios e estatísticas de uso. Valores, categorias, times e datas são alguns dos indicadores disponíveis.

O objetivo é levar mais praticidade e automação para setores administrativos de empresas. Sem comprovantes de papel que podem se perder ou relatórios totalmente manuais para o cadastramento de comprovantes e recibos, o processo é facilitado.

Para descobrir mais, agende uma reunião com nossos especialistas.

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