É preciso ter acesso a dados organizados e fáceis de entender para tomar decisões adequadas rapidamente. É por esse motivo que sua empresa obtém diversas vantagens competitivas ao classificar despesas, entre elas as relacionadas a reembolso corporativo.
Antes de listarmos as vantagens de classificar despesas de reembolso corporativo, é importante pontuarmos conceitos básicos de gestão financeira, especialmente se essa é a primeira vez que você acessa o blog do Reemby.
Primeiramente, você precisa conhecer custos e despesas fixos e variáveis do seu negócio.
São considerados custos para o seu negócio todos os gastos diretamente ligados à produção ou à prestação de serviço. Alguns exemplos possíveis são: matéria-prima, mão-de-obra, equipamentos, ferramentas e softwares utilizados na produção ou prestação do serviço.
Por sua vez, as despesas são os gastos que seu empreendimento tem com própria gestão. Ou seja, são necessários para manter o negócio funcionando, embora não ajudem a aumentar a receita e não colaborem com o aumento da produção de produtos ou serviços. Alguns exemplos de despesas:
- Aluguel do imóvel
- Pró-labore
- Salários dos funcionários em geral
- Material de escritório
- FGTS, INSS e outras despesas relacionadas aos salários
Simplificando, custos e despesas fixas ocorrem com uma periodicidade definida – todos os meses, por exemplo. Também são gastos sem grandes oscilações nos valores.
Por sua vez, custos e despesas variáveis também incidem periodicamente, mas o valor oscila. Algumas empresas podem definir esses gastos como extraordinários, por serem difíceis de prever. Exemplos:
- Multas e encargos por atrasos;
- Manutenções não previstas;
- Avarias;
- Acidentes ou incidentes na produção;
- Gastos com processos.
Quer saber mais sobre gastos fixos e variáveis? Então clique aqui e leia este artigo!
O que são despesas de reembolso corporativo
Agora que você está familiarizado com o básico da gestão financeira, é importante entender o que são as despesas de reembolso corporativo. Muitas corporações que lidam com viagens, transportes, alimentação, entre outros investimentos pedem que seus colaboradores paguem as despesas no momento da compra. Mais tarde, esses valores são reembolsados mediante a apresentação de recibos.
Entretanto, nem todas as despesas podem ser reembolsáveis pelas empresas. Caso contrário, a gestão financeira poderia ficar caótica e perder totalmente o controle, causando severos prejuízos ao negócio.
Seu empreendimento não sabe por onde começar para criar uma gestão transparente e eficiente de gestão de reembolso? Leia nosso passo a passo do reembolso e acabe de vez com as dúvidas!
Vantagens de classificar despesas de reembolso corporativo
Como você viu, as despesas podem ser de diversas naturezas. Muitas delas podem ser obrigatórias por serem definidas por legislação trabalhista ou convenções coletivas das categorias profissionais, por exemplo.
Então, a primeira das vantagens de classificar despesas de reembolso corporativo é justamente não se atrapalhar na hora de saber o que é obrigatório ressarcir e o que não é.
Mas atenção: não é porque uma despesa não tem o reembolso considerado obrigatório que não faz sentido reembolsar o gasto. A política de reembolso do seu negócio pode prever, sim, o reembolso de despesas não-obrigatórias.
Leia também: Os problemas do gerenciamento de despesas no Excel ou com tabelas físicas
Portanto, a segunda vantagem de classificar é saber o que não é obrigatório por lei/convenção, mas sua empresa irá reembolsar.
Agora, vamos falar sobre a origem das despesas. Já pensou se você reembolsa muito dinheiro de modo recorrente e sempre pelo mesmo motivo, mas sequer percebeu isso? Por exemplo, reembolso com transporte, algo muito comum no mundo corporativo.
É aí que chegamos a mais uma das vantagens de classificar despesas de reembolso corporativo! Classifique suas despesas reembolsáveis por natureza. Isso irá agilizar muito a sua tomada de decisão, facilitando com que identifique possíveis gargalos que estão custando muito para o seu negócio (especialmente se for o caso de reembolsos não-obrigatórios).
Por fim, mas não menos importante, conheça seus centros de custos. Trata-se de unidades dentro de uma organização e geralmente são projetos ou departamentos de uma empresa. Definir centros de custos é uma forma eficiente de agrupar despesas e receitas, para uma melhor análise de partes do negócio.
Portanto, além de criar os centros de custos, use essa definição para classificar suas despesas com reembolsos. Você poderá perceber que seus funcionários gastam muito com deslocamento ou jantares executivos com determinados clientes, por exemplo, e que isso está lhe custando muito mais do que gerando receita.
Use o Reemby para classificar suas despesas
O aplicativo Reemby permite uma comunicação totalmente virtual entre gestores e colaboradores. Do primeiro ao último passo, tudo pode ser feito pelo app.
Além de utilizá-lo para classificar despesas com reembolsos corporativos, você registra comprovantes para reembolso de despesas, gera relatórios de pagamento facilmente e acompanha o pagamento em tempo real.
