Travel & Expense — viagem e despesa, em português — está entre os termos mais importantes para quem trabalha com reembolso de despesas corporativas. Conhecer esse conceito é essencial porque viagens corporativas são um investimento importante para muitas empresas. Ademais, prestar atenção nos gastos com T&E é o primeiro passo para cortar despesas e tornar os negócios mais eficientes.
Em média, Travel & Expense é responsável por em torno de 10% do orçamento de uma companhia. Além disso, também é o segundo tipo de despesa mais difícil de se controlar. Portanto, é um grande custo operacional e com altos riscos. Ao mesmo tempo, quando usadas de forma estratégica, as viagens corporativas podem trazer grandes resultados para um negócio.
Indicadores para viagens corporativas
Como mencionamos acima, viagens corporativas quase sempre têm um custo extremamente alto para as empresas. Por isso, é importante que a empresa não tenha apenas conhecimento de todos os recursos que podem ser alocados e políticas para impedir eventuais complicações. Ademais, quanto mais puder ser economizado, melhor — desde que, claro, mantenha a segurança e o conforto do colaborador em deslocamento.
Para ficar de olho em T&E, existem indicadores que mensuram o êxito das estratégias usadas para estruturar o plano de viagem e, consequentemente, o seu sucesso e benefícios para a companhia.
Tais KPIs, ou Key Performance Indicators, consideram que o gasto deverá ser maior que o lucro. Quanto maior essa diferença, melhor será o resultado a médio e longo prazo para a companhia. Alguns deles são:
- ticket Médio Aéreo (ATP);
- diária média de hotelaria;
- taxa de câmbio;
- total gasto em despesas.
Uma política de reembolso pode ajudar com Travel & Expenses
Criar uma política de reembolso de despesas corporativas é essencial por três motivos:
- evita conflitos com funcionários na hora de apresentar comprovantes;
- melhora a comunicação entre organização e colaboradores;
- facilita o controle dos gastos da empresa.
Uma definição eficaz certamente informa todas as partes sobre as regras da empresa em relação a gastos. Ela também é inegavelmente importante para organizações que reembolsam colaboradores por diversos motivos. Isso inclui deslocamentos para reuniões, tanto por aplicativos de mobilidade quanto com carro próprio e viagens corporativas. Ademais, para aquelas que adotaram o home office recentemente, políticas de reembolso de despesas ajudam a entender esses novos gastos.
Quando falamos de T&E especificamente, uma política de reembolsos transparente e acessível auxilia a organização de despesas dos funcionários antes da viagem, que podem prever despesas e se programar para não passar por situações inesperadas. Ela ainda protege a empresa em caso de gastos excessivos.
O Reemby facilita a gestão de T&E
A nossa plataforma permite uma comunicação totalmente virtual, direta e prática entre gestores e colaboradores. Do primeiro ao último passo, tudo pode ser feito pelo aplicativo, que possui uma interface simples, limitando a chance de fraudes e permitindo um maior controle de gastos. Através do Reemby, é possível registrar comprovantes para reembolso de despesas, gerar relatórios de pagamento facilmente e acompanhar o pagamento em tempo real.
Ademais, a plataforma já tem espaço para todos adicionarem as informações necessárias do reembolso, do valor gasto à data e local. Assim, não é preciso criar novas linhas e colunas ou gastar tempo pensando que dados ainda estão faltando. Com um design acessível, o app tem espaço para preencher todas as informações necessárias sem erro.
Usando o aplicativo, colaboradores podem fotografar as notas fiscais logo após recebê-las e já enviá-las ao gestor durante a viagem corporativa, ao invés de esperar até encontrá-lo pessoalmente. Se o celular estiver sem conexão, o aplicativo guarda a imagem e a envia quando o aparelho estiver online. Ele ainda permite agrupar as despesas de uma viagem e encaminhar para aprovação.
Logo que receber o pedido, o gestor já pode revisar e aprovar o pedido. Além disso, utilizando o Reemby BI, o administrador pode gerar relatórios e estatísticas de uso. Valores, categorias, times e datas são alguns dos indicadores disponíveis.
O objetivo é levar mais praticidade e automação para setores administrativos de empresas. Sem comprovantes de papel que podem se perder ou relatórios totalmente manuais para o cadastramento de comprovantes e recibos, o processo é facilitado.
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