Reembolso de Despesas Entre Empresas Deve Ser Tributado?

O reembolso de despesas entre empresas é um tema que assusta muita gente. Isso porque os entendimentos diferem da maioria dos casos do reembolso entre empresa e funcionários, que em geral são mais fáceis para que o contribuinte Pessoa Física (PF) preste contas ao Leão e não caia na “malha fina”.

Entretanto, as noções básicas de reembolso entre empresas e os cuidados para evitar golpes e complicações tributárias são simples, e podem fazer toda a diferença no orçamento do seu negócio e na sua relação com outros empreendimentos. Neste artigo, abordamos essas informações de modo fácil de ser entendido!

Quando o reembolso de despesas entre empresas não é tributado

Numa relação entre empreendimentos de grupos distintos, a empresa prestadora do serviço antecipa custos que, na verdade, são da empresa tomadora do serviço. Por exemplo: taxas, custas processuais, materiais de construção, etc.

Nesse caso, a devolução dos valores devidamente comprovada é legítima, pois se trata de uma compensação de gastos cuja responsabilidade é da empresa tomadora do serviço. Portanto, aqui o reembolso de despesas não é tributável.

A conclusão nessas situações é bastante simples: não há tributação sobre o reembolso quando a empresa contratada (prestadora de serviços) pagou um determinado valor como intermediária da contratante e, então, solicita a compensação. Isso porque não se trata de receita, e sim de compensação financeira.

Caso em que ocorre tributação

O caso em que não há tributação sobre reembolso de despesas entre empresas é bem simples, não é verdade? Entretanto, as situações em que a tributação ocorre exigem mais atenção.

Ainda na esfera de Pessoa Jurídica (PJ) de grupos diferentes, a tributação deve ocorrer se o reembolso for motivado por negociação entre as empresas tomadora e prestadora do serviço, que tenha definido que os custos referentes à parte operacional de quem presta o serviço serão pagos por quem contratou os serviços.

Perceba: nesse caso, não se trata de uma compensação por algo que a prestadora do serviço tenha pago como intermediária da contratante. A situação aqui, portanto, se caracteriza como receita auferida e, assim sendo, necessita ser tributada.

O conceito de receita diz respeito à entrada de capital que se integra ao patrimônio da pessoa, seja ela Física ou Jurídica, gerando acréscimo de riqueza.

7 cuidados para não cair na malha fina

Entender os conceitos básicos apresentados neste artigo são essenciais para saber como se prevenir. Entretanto, as legislação tributárias federal, dos Estados e dos municípios podem trazer interpretações diversas.

Portanto, quanto mais complexa a comprovação das situações aqui explicadas, maiores são os riscos de cair na malha fina e, consequentemente, cair na “malha fina” do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ).

Veja a seguir 6 dicas para você ter mais segurança contábil e jurídica em sua gestão de reembolso de despesas.

1) Crie uma política de reembolsos objetiva;

2) Faça valer sua política de reembolsos em contratos firmados com prestadores de serviços e clientes;

3) Assim como na relação entre sua empresa e seus funcionários, é fundamental que o reembolso de despesas ocorra mediante apresentação de documentos comprobatórios e pelo valor neles estipulado;

4) O reembolso deve corresponder aos valores reais do objeto da prestação do serviço contratado. Portanto, não reembolse custos de responsabilidade do contribuinte caso não faça parte da negociação entre as empresas;

5) A proporção entre valor dos serviços faturado pelo contribuinte e das despesas reembolsáveis deve ser razoável. Por exemplo, não é razoável que a quantia a ser reembolsada seja superior ao valor do próprio serviço prestado;

6) Sempre que possível opte por pagar diretamente todos os custos relacionados ao objeto contratado, sem intermediários;

7) Guarde todos os documentos comprobatórios por 5 anos. Conte com o aplicativo da Reemby para digitalizar sua gestão e acabar de vez com o acúmulo de comprovantes em papel.