Em uma frase, reembolso de despesas corporativas é o procedimento em que uma empresa devolve o valor gasto por um colaborador. Esses gastos reembolsados são relativos ao trabalho e normalmente estão previstos em contratos.
Claro que nem todos os gastos são reembolsáveis; uma organização não irá reembolsar o café que um funcionário toma no seu horário de almoço, por exemplo. A seguir, vamos explicar em mais detalhes o que é uma despesa corporativa.
O que são despesas corporativas?
Muitas corporações que lidam com viagens, transportes, alimentação, entre outros investimentos pedem que seus colaboradores paguem as despesas no momento da compra. Mais tarde, esses valores são reembolsados mediante a apresentação de recibos.
Por exemplo, um funcionário que faz uma reunião com um cliente prospectivo na hora do almoço, irá pagar a conta. Dependendo das políticas da empresa, ele precisará usar seu próprio cartão de crédito para cobrir o valor.
Da mesma forma, colaboradores que viajam a trabalho — como um gerente regional, que precisa visitar diferentes filiais — têm gastos com passagem, gasolina, hotéis e etc. Se esses gastos forem pagos por ele em um primeiro momento, a corporação deverá reembolsado mais tarde.
As políticas mudam de empresa para empresa, mas algumas despesas que organizações podem cobrir incluem:
- quilômetros rodados;
- gasolina e pedágios;
- passagens aéreas ou por meio terrestre;
- alimentação durante viagens;
- almoços ou jantares com cliente;
- acomodação;
- uso de telefone e internet;
- despesas de home office (equipamentos e infraestrutura).
Dentre aqueles que mais participam do processo de reembolso estão:
- colaboradores da equipe de vendas;
- diretoria da empresa (aqueles que realizam viagens de negócios);
- empresas de trade marketing;
- consultorias.
No entanto, essa necessidade pode surgir em outros momentos, por qualquer tipo de funcionário. No início da quarentena, por exemplo, algumas empresas começaram a reembolsar despesas de home office, como fones de ouvido e contratação de serviço de wi-fi para aqueles que precisavam trabalhar de casa.
Como fazer reembolso de despesas corporativas
Um reembolso de despesas corporativas eficaz passa por alguns passos importantes para evitar fraudes (sim, elas existem e são mais comuns do que parece!).
O primeiro passo é ter uma política eficaz de reembolso, que informe ambas partes sobre as regras da empresa em relação a gastos. Isso ajuda a evitar fraudes no reembolso, evitando conflitos, melhorando a comunicação entre corporação e colaboradores. Além disso, uma definição clara do que consta como reembolsável e se existe um limite de valores aceitos ajuda na organização dos funcionários e facilita o controle periódico dos gastos da empresa.
Sabendo as regras, o colaborador pode organizar seus gastos. Todos os detalhes do pagamento devem ser guardados para evitar confusões e desencontros que resultem no não reembolso da despesa. De todos os documentos, a nota fiscal é a mais importante porque ela deverá ser apresentada ao gestor no final da viagem ou do mês, dependendo das regras da empresa. É importante prestar atenção nas normas, visto que algumas organizações têm um prazo para o pedido de reembolso.
Quando os documentos chegam ao gestor, também pode existir um limite para que o valor gasto seja ressarcido. A data e forma de pagamento devem ser especificados. Neste passo, o administrador precisa ter um sistema metódico que dê conta de todos os reembolsos, com o destinatário, valor e data final de pagamento.
