Empresas em que colaboradores precisam se deslocar para reuniões ou estão constantemente viajando ao trabalho precisam ter uma política clara para reembolsar gastos com gasolina, transportes e outras despesas de viagem.
É importante lembrar que existem várias formas de compensar os funcionários, que vão desde vale transporte ou vale combustível até o reembolso de despesas em si. Também não podemos esquecer que os gastos de uma viagem de carro vão muito além apenas da gasolina.
Por isso, neste texto, vamos falar sobre:
- As diferenças entre vale-transporte e vale-combustível
- Por que reembolsar gastos é diferente de benefícios de auxílio
- O que levar em conta na hora do reembolso de despesas
Vale-combustível é o mesmo que vale-transporte?
Para colocar de uma forma simples, não. Porém, o auxílio combustível pode ser oferecido pelas empresas aos funcionários que utilizam carros particulares para ir trabalhar, no lugar do vale-transporte. Esse benefício, assim como o VT, geralmente chega ao colaborador em forma de cartão pré-pago com valor pré-estipulado. Ele é previsto pela CLT e normalmente tem a mesma quantia do auxílio transporte.
Porém, há um outro tipo de ajuda com combustível, que diz respeito àqueles que precisam se locomover com mais frequência, seja para atendimentos e reuniões externas ou mesmo viagens que fazem com carro próprio.
Nesses casos, o vale ou auxílio, talvez não seja a melhor opção, já que as distâncias podem variar, assim como a frequência. É aí que entra o reembolso, que é feito depois do deslocamento a partir dos gastos exatos.
Reembolso de despesas com deslocamento
Como explicamos acima, o reembolso vem depois do gasto.
Por exemplo, um colaborador precisa ir a uma reunião num local há 30 km de distância do escritório e precisa usar seu próprio carro. Ele vai colocar gasolina para chegar à reunião e pagar com seu próprio dinheiro ou cartão. Após a transação, vai pedir a nota fiscal. Mais tarde, irá apresentar o valor gasto ao seu gestor, que então vai providenciar o reembolso dessa despesa.
Tanto no reembolso quanto no vale-combustível, não há cobrança de taxas trabalhistas sobre o valor, conforme as leis trabalhistas (art. 457 e art. 458 da CLT).
No caso citado, o reembolso é a melhor opção porque é um acontecimento único. A menos que esteja determinado que esse colaborador tem uma reunião todas as semanas no mesmo local, suas despesas com deslocamento irão mudar de acordo com as tarefas da semana. O mesmo acontece com viagens corporativas que não fazem parte do cronograma normal de trabalho.
Note que estamos falando o tempo todo sobre despesas com deslocamento, e não especificamente gasolina. Este é um detalhe importante que vamos explicar a seguir.
Como reembolsar gastos com gasolina ou transportes
A forma mais comum de reembolsar gastos com deslocamento é “devolver” o valor gasto em combustível. Esse direito, inclusive, também é assegurado na legislação.
O cálculo para saber quanto foi gasto para uma viagem ou deslocamento específicos é feito através do reembolso de quilometragem. Para isso, é importante saber em quantos quilômetros um carro gasta um litro de combustível. Os carros mais modernos têm essa informação no seu painel e quase todos também têm uma estimativa em seus manuais.
Outra forma de descobrir é… colocando gasolina e andando com o carro. Quantos quilômetros demora para um tanque cheio chegar ao fim? Divida o número de KM rodados pela quantidade de litros gastos e a resposta está aí.
Porém, é importante lembrar que a gasolina, ou etanol, não é o único gasto com um carro. Existem impostos e taxas, manutenção e limpeza. Além disso, em casos de viagens e reuniões fora, podem haver pedágios e gastos com estacionamento.
Todas essas informações precisam estar claras na política de reembolso das empresas para que os colaboradores saibam que valores apresentar. Também é importante que o processo de envio e prazo para pagamento estejam claros. Você pode ler o nosso passo a passo do reembolso para entender mais detalhes aqui.
Assim como o combustível, alguns valores podem ser facilmente calculados, como o valor do seguro do carro. A Tabela Fipe traz esses valores, por exemplo, de acordo com quanto vale o veículo. Para calcular essa despesa, é preciso descobrir o custo do seguro e dividir pela quantidade de quilômetros rodados no ano.
O valor do reembolso, assim, é a soma do combustível, seguro e outras despesas pré-definidas pela organização.
O Reemby pode ajudar
A nossa plataforma permite uma comunicação totalmente virtual entre gestores e colaboradores. Do primeiro ao último passo, tudo pode ser feito pelo aplicativo. Através do Reemby, é possível registrar comprovantes para reembolso de despesas, gerar relatórios de pagamento facilmente e acompanhar o pagamento em tempo real.
Além do mais, a plataforma já tem espaço para todos adicionarem as informações necessárias do reembolso, do valor gasto à data e local. Assim, não é preciso criar novas linhas e colunas ou gastar tempo pensando que dados ainda estão faltando. Com um design acessível, o app tem espaço para preencher todas as informações necessárias sem erro.
Usando o aplicativo, colaboradores podem fotografar as notas fiscais logo após recebê-las e já enviá-las ao gestor, ao invés de esperar até encontrá-lo pessoalmente. Se o celular estiver sem conexão, o aplicativo guarda a imagem e a envia quando o aparelho estiver online. Ele ainda permite agrupar as despesas (por exemplo, de uma viagem) e encaminhar para aprovação.
Logo que receber o pedido, o gestor já pode revisar e aprovar o pedido. Além disso, utilizando o Reemby BI, o administrador pode gerar relatórios e estatísticas de uso. Valores, categorias, times e datas são alguns dos indicadores disponíveis.
O objetivo é levar mais praticidade e automação para setores administrativos de empresas. Sem comprovantes de papel que podem se perder ou relatórios totalmente manuais para o cadastramento de comprovantes e recibos, o processo é facilitado.
Para descobrir mais, agende uma reunião com nossos especialistas.
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