Sempre foi muito natural realizar viagens corporativas tendo uma frota própria ou não. A partir da popularização de soluções digitais como aplicativos de transporte, a prática se tornou ainda mais simples, inclusive para comprovar os gastos e receber reembolso.
Eis que a pandemia de Covid-19 bagunçou tudo e passou a exigir uma série de cuidados também para as viagens empresariais. Felizmente, com a ampliação da vacinação e o controle gradual do cenário pandêmico, a mobilidade está voltando ao contexto que conhecíamos até o começo de 2020.
O mundo como um todo mudou, e essas mudanças afetam diretamente as relações de negócios. Muitas empresas fecharam as portas no Brasil, e novas surgiram em um cenário de instabilidade.
Todos os negócios precisam estar atentos às variáveis financeiras que impactam diretamente na vida de cada empreendimento, mas especialmente as empresas que iniciaram suas atividades em meio a um contexto cheio de incertezas precisam estudar bem suas finanças.
É nesse contexto que neste artigo queremos falar sobre algo corriqueiro antes da pandemia, mas que pode causar graves problemas à saúde financeira dos negócios: o pagamento de diárias de viagem.
O que são diárias de viagem?
As diárias de viagem corporativa consistem no pagamento antecipado de um valor por parte da empresa ao colaborador que viajará. Dessa forma, o profissional não precisará usar o próprio dinheiro para arcar com as despesas do deslocamento realizado a trabalho.
Organizações que optam por esse tipo de modalidade para viabilizar os deslocamentos dos funcionários devem definir o valor do benefício com base em dados reais. Mais do que isso: é necessário sempre acompanhar a oscilação de índices que afetam os custos básicos de qualquer viagem. Entre eles: alimentação, combustíveis e preços das acomodações em diferentes épocas do ano.
Os problemas de pagar diárias de viagem a trabalho
O primeiro grande problema pode prejudicar inicialmente os funcionários. Se a remuneração não for justa e baseada em dados reais, é provável que a conta não feche. Para “dar um jeito” de fazer tudo funcionar corretamente, os profissionais precisarão recorrer a medidas nada agradáveis, como:
- Não se alimentar adequadamente
- Colocar-se em situações inseguras realizando trajetos a pé
- Optar por transporte público durante viagens em que agilidade seria fundamental
- Usar o próprio dinheiro para custear o básico, gerando dificuldades na hora de obter o reembolso
Tudo isso pode gerar problemas também para a empresa.
No caso de atrasos, por exemplo, a reputação do funcionário e do empreendimento ficará manchada, o que poderá prejudicar vendas ou, até mesmo, romper um relacionamento profissional. As dificuldades durante a viagem corporativa também poderão afetar a produtividade de quem está viajando.
Só com esse exemplo você já deve ter percebido que a falta de precisão da política de pagamento de diárias de viagem é um problema grave. Mas a questão não se encerra aqui.
Por natureza, o pagamento de diárias de viagem não recebe incidência de encargos trabalhistas. No entanto, se o valor for maior que 50% do salário do funcionário, a legislação passa a considerar o montante como parte do salário. Portanto, nesse caso, a empresa e o funcionário terão valores descontados em virtude de impostos.
Um outro problema afeta diretamente as finanças das empresas, que podem gastar muito mais do que o realmente necessário para realizar as viagens. É aqui que, principalmente, as empresas “recém-nascidas” nesse contexto de incertezas devem entender que o pagamento de diárias de viagem a trabalho não é a melhor solução.
Justamente por serem iniciantes no mercado é que os empreendimentos podem não ter a real dimensão dos custos necessários para que as viagens ocorram com sucesso e transparência.
Duas soluções para otimizar viagens a trabalho
Sua empresa não precisa se limitar à rigidez e se colocar em risco pagando diárias de viagens corporativas. Existem duas soluções mais seguras e econômicas para você considerar.
A primeira é reembolsar as despesas dos funcionários após a viagem. O procedimento é simples: os colaboradores comprovam os gastos ao retornarem do compromisso, e o empreendimento efetua o pagamento dentro de um período previamente estipulado.
Para que o reembolso de despesas corporativas seja realizado com segurança e tranquilidade para todos é essencial ter uma Política de Reembolso. O processo pode ser ágil, totalmente digital e sem burocracia se sua empresa utilizar um sistema confiável como o Reemby.
Outra opção é pagar um adiantamento para custear as despesas do trabalho. A situação aqui é diferente da diária de viagem porque os funcionários precisam prestar contas de seus gastos, mesmo que tenha sobrado ou faltado dinheiro para pagar o que foi necessário. No entanto, a similaridade com as diárias é que se faz necessário calcular uma estimativa realista para oferecer esse benefício.
Seja como for, ambas soluções são mais fáceis se seu negócio possui uma Política de Reembolso e utiliza soluções digitais que agilizam os processos de comprovação (por parte dos funcionários) e reembolso (por parte da empresa).
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