Criar uma política de reembolso de despesas corporativas é essencial por três motivos:
- evita conflitos com funcionários na hora de apresentar comprovantes;
- melhora a comunicação entre organização e colaboradores;
- facilita o controle dos gastos da empresa;
- auxilia a organização de despesas dos funcionários antes da viagem, que podem prever despesas e se programar para não passar por situações inesperadas.
Uma definição eficaz certamente informa todas as partes sobre as regras da empresa em relação a gastos. Ela também é inegavelmente importante para organizações que reembolsam colaboradores por diversos motivos. Isso inclui deslocamentos para reuniões, tanto por aplicativos de mobilidade quanto com carro próprio e viagens corporativas. Ademais, para aquelas que adotaram o home office recentemente, políticas de reembolso de despesas ajudam a entender esses novos gastos.
Algumas das perguntas que uma política de reembolso de despesas deve responder são:
- Quais despesas corporativas são reembolsáveis aos funcionários?
- Como e quanto os funcionários devem apresentar os comprovantes de reembolso?
- Como a empresa calcula o valor que será reembolsado?
- Qual o processo do reembolso?
- Que regras a organização e o colaborador devem respeitar para garantir que o processo não tenha problemas?
Então, abaixo, listamos os principais passos para criar a melhor política para sua empresa.
Defina quais despesas são reembolsáveis e quem tem direito a reembolsos
Para definir que despesas você irá reembolsar, primeiramente, você deve olhar a lei e as convenções coletivas de cada categoria. Algumas despesas comumente reembolsáveis são: refeição, gastos com passagens (aéreas ou terrestres), aluguel de carro e hospedagem.
Em seguida, é preciso pensar quem poderá solicitar e receber reembolsos. Será um direito de todos os colaboradores ou dependerá do tipo de serviço prestado? Caso haja diferenças, é importante estruturar a política com as normas para cada grupo bem delineadas.
Isso certamente ajudará com o terceiro passo. Os valores que serão reembolsados. O colaborador receberá o valor gasto integralmente? Existe um limite para o reembolso? As diferentes categorias de empregados receberá valores diferentes?
Determine o processo para solicitar reembolso, incluindo prazos
O que o colaborador precisa apresentar para solicitar reembolso? Essa resposta pode incluir a necessidade de apresentar notas fiscais ou não, tabelas que mostram os gastos e informações como data, lugar, razão do gasto.
Quando o pedido deve ser feito e a quem? Algumas empresas pedem que a solicitação seja feita logo após o gasto, já outras preferem fazer a gestão de gastos mensalmente ou semestralmente.
Qual o prazo para o reembolso? Aqui é necessário definir valor será devolvido para o funcionário junto com seu salário ou separadamente. Qual o tempo máximo que um colaborador pode esperar por seu reembolso?
Que ferramentas o gestor irá usar no processo? Tabelas, documentos colaborativos, aplicativos de reembolso. (Nossa dica, o Reemby torna o reembolso mais prático, rápido e transparente).
Crie as regras para o reembolso: avaliação, controle e imprevistos
Neste momento, você precisa pensar em como vai controlar o procedimento de reembolso. Quem vai ficar responsável por avaliar as solicitações e analisar se o prestador de serviço seguiu as regras, todas as informações estão presentes e se não houve tentativa de fraude. Aqui também é importante definir se, e como, as informações de reembolso serão guardadas (digitalmente em servidor físico ou na nuvem, em papel, etc.).
Similarmente, outro ponto importante são os adiantamentos. Quais as regras caso um funcionário precise de adiantamento para despesas? Decida qual o valor máximo e o processo para solicitá-lo.
Por fim, lembre-se que imprevistos acontecem. Então, se algo fora do esperado acontecer, como essa situação será avaliada? Quais os critérios para autorizar algo não previsto na política de reembolso de despesas corporativas?
Estruture as diretrizes, escreva as políticas de reembolso e compartilhe com todos
Ao definir a política de reembolso, escreva as diretrizes de maneira clara e organizada para que ela possa ser entendida por todos os envolvidos. Todas as regras, procedimentos e direitos devem estar bem definidos.
Logo após finalizar o documento, comunique a política aos gestores e colaboradores, compartilhando os documentos com todos. Afinal, processo deve ser o mais transparente o possível.
Por fim, avalie a eficiência da política ao longo do tempo e faça mudanças, se necessário.
Escolher o Reemby como a sua ferramenta de gestão de reembolso
A nossa plataforma permite uma comunicação totalmente virtual entre gestores e colaboradores. Do primeiro ao último passo, tudo pode ser feito pelo aplicativo. Através do Reemby, é possível registrar comprovantes para reembolso de despesas, gerar relatórios de pagamento facilmente e acompanhar o pagamento em tempo real.
Ademais, a plataforma já tem espaço para todos adicionarem as informações necessárias do reembolso, do valor gasto à data e local. Assim, não é preciso criar novas linhas e colunas ou gastar tempo pensando que dados ainda estão faltando. Com um design acessível, o app tem espaço para preencher todas as informações necessárias sem erro.
Usando o aplicativo, colaboradores podem fotografar as notas fiscais logo após recebê-las e já enviá-las ao gestor, ao invés de esperar até encontrá-lo pessoalmente. Se o celular estiver sem conexão, o aplicativo guarda a imagem e a envia quando o aparelho estiver online. Ele ainda permite agrupar as despesas (por exemplo, de uma viagem) e encaminhar para aprovação.
Logo que receber o pedido, o gestor já pode revisar e aprovar o pedido. Além disso, utilizando o Reemby BI, o administrador pode gerar relatórios e estatísticas de uso. Valores, categorias, times e datas são alguns dos indicadores disponíveis.
O objetivo, então, é levar mais praticidade e automação para setores administrativos de empresas. Sem comprovantes de papel que podem se perder ou relatórios totalmente manuais para o cadastramento de comprovantes e recibos, o processo é facilitado.
Para descobrir mais, agende uma reunião com nossos especialistas.
