Observar indicadores para viagens é extremamente importante para garantir o melhor custo-benefício em viagens corporativas. Neste texto, vamos explicar o que são esses indicadores, por que todas as empresas devem observá-los e quais são os KPIs mais importantes.
Planejar uma viagem não é uma tarefa simples. Pense em tudo que precisa preparar quando você sai de férias com a família. De passagens aéreas a reservas em hotéis, de gastos com deslocamento com organização de refeições. Isso sem contar passeios e eventuais contratempos.
O mesmo cuidado de organização é ainda mais importante para viagens corporativas, já que elas quase sempre tem um custo extremamente alto para as empresas. Por isso, é importante que a empresa não tenha apenas conhecimento de todos os recursos que podem ser alocados e políticas para impedir eventuais complicações. Ademais, quanto mais puder ser economizado, melhor — desde que, claro, mantenha a segurança e o conforto do colaborador em deslocamento.
Mas a boa notícia é que existem indicadores que podem ajudar gestores, visto que eles mensuram o êxito das estratégias usadas para estruturar o plano de viagem e, consequentemente, o seu sucesso e benefícios para a companhia.
O que são indicadores para viagens corporativas
Indicadores são itens que ajudam as empresas a tomarem decisões sobre estratégias para viagens e alocação de recursos. Ou seja, informações que afetam diretamente os custos de uma viagem e como ela vai ser planejada.
Seja para uma reunião com clientes já existentes ou a prospecção de novas contas, idealmente o gasto deverá ser maior que o lucro. Quanto maior essa diferença, melhor será o resultado a médio e longo prazo para a companhia.
Para medir tais resultados, são usados KPIs, ou Key Performance Indicators. Popularmente usados no marketing, esses indicadores de desempenho também podem ser aplicados às viagens corporativas. Nesse contexto, eles podem medir as estratégias de negócio para garantir que a empresa alcance seus objetivos.
Ticket Médio Aéreo (ATP)
O valor das passagens de avião pode aumentar ou diminuir bastante em um curto período de tempo. Isso acontece por questões políticas, variação cambial e outros fatores externos. O ticket médio aéreo é o valor médio da passagem de um determinado local para outro.
Com essa informação, é possível entender a sazonalidade das altas de preços, usando esse conhecimento para melhor planejar as datas de viagens.
Diária média de hotelaria
Assim como as passagens aéreas, o valor da diária de hospedagem em hotéis varia de acordo com a época. O mesmo acontece com AirBnb e outras ferramentas mais modernas e tecnológicas, por isso, estar atento a tendências do mercado também é importante.
Taxa de câmbio
A oscilação do preço de moedas estrangeiras também é um indicadores para viagens mais importantes. O valor do dólar, por exemplo, não afeta apenas viagens internacionais como também custo de outras operações, como passagens aéreas.
Total gasto em despesas
Um indicador ao mesmo tempo simplista e abrangente, esse item na verdade exige uma análise atenta dos valores despendidos em viagens corporativas. Com essa análise, é possível entender possíveis aumentos ou quedas nas despesas de viagens, além de padrões sazonais, gastos com diferentes colaboradores e outras referências.
Reemby facilita o controle dos gastos
A nossa plataforma permite uma comunicação totalmente virtual entre gestores e colaboradores. Do primeiro ao último passo, tudo pode ser feito pelo aplicativo. Através do Reemby, é possível registrar comprovantes para reembolso de despesas, gerar relatórios de pagamento facilmente e acompanhar o pagamento em tempo real.
Esse processo facilita o processo durante viagens corporativas, já que colaboradores podem fazer upload de notas fiscais de aplicativos de transporte, hoteis e despesas com comida no momento em que as recebem. Assim, é só já enviar o relatório ao gestor, ao invés de esperar até encontrá-lo pessoalmente. Se o celular estiver sem conexão, o aplicativo guarda a imagem e a envia quando o aparelho estiver online.
Ele ainda permite agrupar as despesas e encaminhar para aprovação. Então, o colaborador coloca todos os gastos de uma viagem corporativa em uma mesma pasta, facilitando a gestão.
Ademais, a plataforma já tem espaço para todos adicionarem as informações necessárias do reembolso, do valor gasto à data e local. Assim, não é preciso criar novas linhas e colunas ou gastar tempo pensando que dados ainda estão faltando. Com um design acessível, o app tem espaço para preencher as informações necessárias sem erro.
Logo que receber o pedido, o gestor já pode revisar e aprovar o pedido. Além disso, utilizando o Reemby BI, o administrador pode gerar relatórios e estatísticas de uso. Valores, categorias, times e datas são alguns dos indicadores disponíveis.
O objetivo é levar mais praticidade e automação para setores administrativos de empresas. Sem comprovantes de papel que podem se perder ou relatórios manuais para o cadastramento de comprovantes e recibos, facilitamos o processo.
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