Em 18 de março de 2020, a presidência da república publicou o decreto nº 10.278, regulamentando duas leis anteriores, de 2012 e 2019, que discorriam sobre a digitalização de documentos públicos ou privados. O novo texto estabelece técnicas e requisitos para que documentos físicos digitalizados tenham a mesma validade e efeitos legais do que suas versões originais.
Você pode ler o decreto completo aqui.
As definições do decreto aplicam-se a documentos físicos digitalizados produzidos por
- pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
- pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno ou outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Ou seja, as regras são válidas tanto para documentos emitidos tanto por pessoas jurídicas quanto por pessoas físicas.
Os requisitos variam de acordo com o tipo de documento e incluem padrões de resolução, cor e formato do arquivo, além de metadados mínimos que precisam estar claros na digitalização. Tais exigências têm como objetivo assegurar:
- a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
- a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
- o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
- a confidencialidade, quando aplicável; e
- a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Veja as tabelas de padrões e técnicas e metadados mínimos para a digitalização de documentos:
De acordo com o texto do artigo, os documentos digitais que não tiverem valor histórico devem ser preservados “no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.” Porém, os documentos físicos podem ser descartados após o processo de digitalização ser completado.
O que mais é importante saber
- As regras valem para notas fiscais digitalizadas, desde que as regras sejam seguidas. Nesse caso, elas devem seguir as regras da primeira linha da Tabela 1, acima: resolução mínima de 300 dpi, digitalização monocromática e documento final salvo em PDF/A.
- Digitalizações que envolvem entidades públicas precisam de alguns passos extras para que os documentos digitalizados tenham o mesmo efeito legal do que suas versões físicas, incluindo uma assinatura digital com certificação no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
- O decreto refere-se apenas para documentos físicos digitalizados, não se valendo para aqueles produzidos em formato digital (nato-digitais).
- A digitalização pode ser feita pela pessoa física ou jurídica que possui o documento ou por terceiros. Caso haja a contratação de terceiros, é responsabilidade dos portadores do documento garantir que todos os procedimentos sejam seguidos.
