Não é possível fugir das despesas corporativas, afinal, para ganhar dinheiro, é preciso gastar. No entanto, você pode controlar esses gastos e trazer mais eficiência e saúde financeira para a sua empresa.

Neste texto, trazemos três formas de organizar as finanças e melhorar a gestão de despesas da sua organização.

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1. Descubra quais são as suas maiores despesas corporativas

Segundo o Conta Azul, algumas das maiores e mais comuns despesas corporativas são:

  • contratação de pessoal;
  • aquisição de materiais: estoques, móveis e utensílios de escritório;
  • aluguel e condomínio; e
  • maquinário e serviços.

 

Já para organizações que fazem reembolso de despesas corporativas, alguns gastos comuns são:

 

No entanto, cada empresa tem gastos específicos que variam de acordo com seu setor e suas necessidades. Então, pode ser que nenhuma das despesas citadas acima sejam realmente importante para você. Por isso, é necessário olhar para dentro da sua organização e entender como funcionam as finanças e que detalhes merecem mais atenção.

Finalmente, é essencial que você fique atento aos custos fixos e variáveis. Identificá-los vai ajudar na gestão de despesas corporativas, porque indica os custos que podem ser cortados e aqueles que são indispensáveis. Além disso, eles são uma boa sugestão de quanto você cobrar por produtos e serviços.

Então, o que significa cada um desses conceitos? Custos fixos são aqueles que não dependem do quanto você produz ou vende em um determinado mês — por exemplo,o aluguel de um escritório ou o salário de um funcionário. Já custos variáveis são, por exemplo, a conta de energia elétrica de uma fábrica ou as matérias-primas usadas para a prdoução.

2. Entenda a importância da gestão financeira

Um estudo publicado em 2017 pelo IBGE sobre estatísticas do empreendedorismo apontou que o saldo anual de empresas no Brasil foi negativo de 2014 a 2017. Isso significa que, em todos esses anos, mais empresas fecharam do que abriram no país. A gestão financeira de despesas corporativas é fundamental para que um negócio não entre nas estatísticas negativas. 

Maximizar resultados e potencializar ganhos é essencial para o sucesso de uma empresa. Do planejamento e da captação à manutenção e análise de finanças, existem várias decisões que o gestor deve tomar tendo em vista a saúde e o crescimento do seu negócio. O Sebrae divide as ações da gestão financeira em três frentes: gestão do caixa no dia a dia, gestão de investimentos e gestão de crises.

Apesar de cada uma das frentes ter suas características específicas, é importante que ações estratégicas façam parte do dia a dia do gestor. Afinal, planejar e fazer projeções devem ter o mesmo peso do que tarefas operacionais. Coletar dados, definir metas, planejar gastos e acompanhar resultados são algumas das responsabilidades do gestor financeiro de uma empresa.

Fazer um planejamento financeiro estratégico significa traçar metas para um período e traçar o caminho para alcançá-las. É ele, então, que viabiliza a realização de objetivos a curto e longo prazo. Para isso, é importante começar entendendo o fluxo de caixa, já que a entrada e os gastos determinam possíveis investimentos e estratégias para gerar lucro e crescimento. 

Por fim, é essencial acompanhar as respostas do plano de ação. É preciso entender se ele está funcionando e, se necessário, reorganizá-lo para chegar aos resultados pretendidos.

3. Use o Reemby para o reembolso de despesas corporativas

Através do Reemby, você pode registrar comprovantes para reembolso de despesas, gerar relatórios de pagamento facilmente e acompanhar o pagamento em tempo real.  Do primeiro ao último passo, tudo pode ser feito pelo aplicativo. A nossa plataforma permite uma comunicação imediata e totalmente virtual entre gestores e colaboradores.

Mas como isso auxilia no reembolso de despesas? O Reemby tem espaço para todos adicionarem as informações necessárias do reembolso, do valor gasto à data e local. Assim, não é preciso criar novas linhas e colunas ou gastar tempo pensando que dados ainda estão faltando. Com um design acessível, o app tem espaço para preencher todas as informações necessárias, diminuindo as possibilidades de erro e fraude.

Ademais, colaboradores podem fotografar as notas fiscais pelo aplicativo logo após recebê-las e já enviá-las ao gestor, ao invés de esperar até encontrá-lo pessoalmente. Se o celular estiver sem conexão, o aplicativo guarda a imagem e a envia quando o aparelho estiver online. Ele ainda permite agrupar as despesas (por exemplo, de uma viagem) e encaminhar para aprovação.

Logo que receber o pedido, o gestor já pode revisar e aprovar o pedido. Além disso, utilizando o Reemby BI, o administrador pode gerar relatórios e estatísticas de uso. Valores, categorias, times e datas são alguns dos indicadores disponíveis. Todos os dados ficam no mesmo lugar e ainda é possível comparar os gastos de colaboradores.

O objetivo é levar mais praticidade e automação para setores administrativos de empresas, facilitando a gestão de finanças. Consequentemente, o gerenciamento de despesas corporativas fica mais eficiente e os gastos diminuem.

 

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