Administrar uma empresa que adota uma gestão de reembolso de despesas dos funcionários pode ser uma tarefa super simples. Isso porque seu negócio já contou com o uso de recursos dos colaboradores para que algo essencial fosse adquirido, ou para evitar que uma emergência se agravasse por conta de um imprevisto.
Portanto, não há por que complicar algo cuja essência é facilitar sua rotina e gestão empresarial.
Neste artigo, vamos te mostrar 4 passos práticos para que a gestão de reembolso de despesas de seus funcionários flua com tranquilidade.
1) Conheça suas despesas
O passo mais básico da gestão financeira é você conhecer as despesas fixas e variáveis do seu negócio.
Despesas fixas são todas que acontecem todos os meses. Aluguel de sua sede, salários de funcionários sem horas extras e planos fixos de internet e telefonia são alguns exemplos.
Por sua vez, despesas variáveis também incidem mensalmente, mas o valor oscila. São as contas de água, eletricidade, horas extras, comissões, entre outras.
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2) Tenha uma política de reembolso clara
Essa dica vale para você que deseja criar uma política de reembolso e também para quem já possui uma. É nesse documento que você define o que é obrigatoriamente reembolsável e o que não é passível de reembolso.
A política de reembolso serve para trazer segurança jurídica e financeira para empresa e funcionários. Também ajuda a dirimir todas as dúvidas rapidamente sobre o que pode ou não ser reembolsado.
Se você lida com viagens corporativas, não deixe de ler este artigo sobre KPIs que sua empresa deve observar.
Ao desenvolver a política de reembolso, é importante que você consulte convenções coletivas de sindicatos que tenham relação com as tarefas executadas em sua empresa. Esses documentos, muitas vezes, trazem a resposta sobre reembolsos obrigatórios para cada categoria.
3) Classifique os tipos de despesas
É essencial que você saiba o que sua empresa irá reembolsar. Para que o fluxo seja o ideal, classifique as despesas em reembolsáveis e não-reembolsáveis. Nessa etapa, você vai categorizar o que é definido pela política de reembolso.
Com a categorização, fica muito mais fácil visualizar o fluxo de lançamentos das despesas. Dessa forma, você poupa tempo e agiliza a tomada de decisões.
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Outra classificação importante de se fazer é a definição da natureza das despesas. Categorize os lançamentos para que você rapidamente possa otimizar o orçamento e evitar que seus funcionários gastem demais com situações que não são reembolsáveis. Todo mundo ganha!
4) Ganhe tempo ao automatizar a gestão de reembolso
Depois de seguir os 3 passos anteriores, você vai ganhar tempo e, consequentemente, dinheiro ao ver todos os lançamentos sendo feitos em nuvem e 100% digitalizados. Chega de papelada em sua sede!
Além da digitalização, você também otimiza sua gestão ao contar com a emissão de relatórios para tomar decisões rápidas e com segurança.
Como?
Dando adeus às planilhas de Excel e dizendo olá para a gestão inteligente e mobile com Reemby!
