Dicas para evitar erros na Gestão de Reembolsos Corporativos

Qualquer processo que não é gerenciado da forma correta pode acarretar em sérios problemas para a organização. Com a gestão do reembolso de despesas corporativas não é diferente: o mau gerenciamento dos processos pode acarretar em problemas financeiros, especialmente relacionados à falta de comprovação. Tudo isso pode comprometer a saúde fiscal da sua empresa.

Como já explicamos aqui no Blog, o reembolso de despesas corporativas nada mais é do que devolver para os colaboradores o dinheiro gasto por eles durante alguma atividade em nome da empresa. Essas despesas podem ser viagens, transporte, alimentação ou outra atividade atrelada ao cumprimento de uma responsabilidade empresarial.

Para que a gestão de reembolso conte com processos organizados e de fácil entendimento é necessário que sua empresa possua uma política de reembolso clara e objetiva, facilitando na hora de catalogar os comprovantes dos colaboradores e auxiliando no balanço mensal financeiro.

Saber quais são os erros potenciais que uma má gestão de reembolso pode causar é importante, pois mapear possíveis crises é a chave para evitá-las. Portanto, veja a seguir os principais erros e como evitá-los.

1) Não ter uma política de reembolso

Esse é o principal erro que você deve evitar. Muitas vezes o gestor está tão concentrado em outras funções que esquece o quão importante é ter processos estruturados. A performance da sua equipe dependerá de políticas claras e isso inclui, também, a gestão de reembolso norteada por regras previamente definidas.

Como falamos anteriormente, uma má gestão de reembolso pode ocasionar consequências em várias frentes. Política de gastos reembolsáveis são necessárias para orientar os colaboradores sobre o que pode, ou não, ser reembolsado pela empresa. Valores, prazos e requisitos para comprovação, por exemplo, são itens que precisam estar contemplados nos processos.

Algumas despesas que normalmente estão compreendidas nas políticas de reembolso são:

quilômetros rodados;
gasolina e pedágios;
passagens aéreas ou por meio terrestre;
alimentação durante viagens;
almoços ou jantares com cliente;
acomodação;
uso de telefone e internet;
despesas de home office (equipamentos e infraestrutura).

Regras sólidas e transparentes sobre como comprovar esses e outros gastos impedem que a sua empresa sofra com fraudes de reembolso. Além disso, elas evitam conflitos entre colaboradores, sendo um guia importante para a boa condução das finanças empresariais.

2) Não respeitar os prazos de comprovação

Outro erro extremamente comum é o atraso na comprovação dos gastos. Muitas vezes isso acontece porque o colaborador une várias comprovações e entrega todas juntas, desconsiderando os meses em que estes gastos ocorreram.

Esse erro acaba criando problemas para o orçamento da empresa, visto que muitas vezes o planejamento é calculado mensalmente. Saber quanto foi gasto e quanto deve ser reembolsado dentro do mês evita que orçamentos posteriores sejam destinados para contas antigas.

Há também a possibilidade do colaborador perder os comprovantes, o que acaba dificultando que ele receba o reembolso pelos gastos. Isso normalmente acontece com processos feitos com papel, aumentado o risco de que a documentação se perca.

Em sua política de reembolso opte por colocar prazos para a apresentação dessas comprovações. O colaborador pode utilizar o app do Remby para lançar despesas, e seu setor financeiro aprovar ou reprovar rapidamente, facilitando na criação do relatório de despesas e agilizando o processo de reembolso.

3) Não justificar gastos excedentes

Devido ao valor máximo normalmente estipulado na política de reembolso, muitas vezes os colaboradores deixam de justificar valores que excedam os limites. Mesmo que o valor tenha excedido devido a um imprevisto, ele precisa ser justificado e explicado durante a comprovação de gastos.

A empresa pode abrir uma exceção para a situação, mas isso também deve ser documentado formalmente e aparecer devidamente justificado nos registros financeiros, evitando problemas futuros relacionados a relatórios de gastos.

4) Aceitar comprovantes ilegíveis

Você pode não acreditar, mas existem casos de empresas que aceitam comprovantes de gastos ilegíveis ou apagados.

Esse tipo de situação dificulta a comprovação futura desses valores durante as auditorias financeiras, visto que a informação não poderá ser, de fato, comprovada via nota fiscal ou recibo. Se não há como comprovar o gasto, abre-se espaço para que a contabilidade do empreendimento seja formalmente questionada.

O ideal é que os comprovantes estejam sempre legíveis e, preferencialmente, digitalizados. Assim sua empresa evita que as informações se percam ou se tornem ilegíveis com o tempo.